Hãy áp dụng Quy trình khi có thể

Khi công ty còn nhỏ hoặc với một công việc đơn giản, chúng ta thường có xu hướng thực hiện dựa trên thói quen hoặc trí nhớ. Điều này không có gì sai vì nó giúp mọi thứ diễn ra rất nhanh và uyển chuyển. Tuy nhiên, mặc trái của nó là sẽ làm cho một công việc không được diễn ra giống như chúng ta mong đợi mỗi lần cần thực hiện. Đó chính là lý do mà chúng ta cần đến "Quy trình".

Hãy tưởng tượng bạn đang bắt đầu xây dựng một doanh nghiệp và bạn đang cần tuyển một nhân viên mới. Lúc này mọi thứ rất dễ, bạn lên mạng đăng tuyển thông tin, kiểm tra các CV và tự mình phỏng vấn ứng viên xem bạn đó thế nào, nếu thấy phù hợp thì thoả thuận mức lương và hẹn ngày bắt đầu. Trong quá trình làm việc bạn đó gặp vấn đề gì thì bạn trực tiếp xử lý.

Tuy nhiên, hãy hình dung bạn không chỉ tuyển 1 mà phải tuyển 10 người cho công ty, và bạn không phải chỉ phỏng vấn rồi tuyển mà còn phải chuẩn bị rất nhiều việc khác:

sắp xếp chỗ ngồi
thiết lập các tài khoản
giới thiệu với mọi người
chuẩn bị hợp đồng
cập nhật danh sách đóng BHXH
...

Và hằng hà sa số những thứ khác phải xử lý cho người mới. Chưa kể đây chỉ là khởi đầu, sau đó còn rất nhiều công đoạn khác cũng phải thực hiện đối với nhân sự như đào tạo thì sao, hoặc nếu bạn đó không phù hợp thì cho nghỉ thế nào, v.v.. Nếu chỉ dựa vào trí nhớ hoặc thói quen thì chắc chắn chúng ta sẽ bị sót bước này bước kia, hoặc làm sai thứ tự các bước (chưa giới thiệu với mọi người mà đã đưa vào dự án luôn chẳng hạn)

"Quy trình" chính là lời giải đơn giản cho các công việc ở trên. Nó giúp chúng ta không bị rơi vào trạng thái: không biết phải làm đầy đủ những gì hoặc làm bước nào tiếp theo.

Thực sự để bắt đầu với quy trình thì không có gì là cao siêu cả, nó chỉ đơn giản là một danh sách các đầu việc các bạn phải làm cho một tình huống nào đó mà nó có xu hướng lặp đi lặp lại. Mỗi lần có tình huống đó xảy ra, chúng ta cứ lôi danh sách đầu việc đó ra và thực hiện tuần tự các bước. Nhờ vậy chúng ta sẽ không bị bỏ sót bất kì bước nào và tất cả đều thực hiện giống như nhau. Tại mỗi bước chúng ta cũng có thể ghi chú thêm những điều kiện để bỏ qua hoặc thay đổi hành động thực hiện.

Vậy, lời khuyên ở đây là nếu cảm thất bất kì việc gì ở công ty của bạn đang diễn ra một cách tuần tự và thường hay lặp lại thì đó chính là một ứng viên để tạo ra quy trình cho việc đó. Một khi đã có quy trình, bạn cũng có thể dễ dàng chuyển giao để bất kì ai cũng có thể thực hiện mà không cần phải mất công ghi nhớ và đi giải thích lại từ đầu tất cả các bước cần phải làm gì.

Chúc bạn thành công!